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上海体育学院审计档案工作管理办法
2016-06-29 15:16  

第一条为了规范审计档案管理,提高审计档案质量,发挥审计档案作用,根据《中华人民共和国档案法》、《审计机关审计档案管理规定》和《内部审计具体准则——审计档案工作》,结合学院档案工作的相关规定,制定本办法。

第二条  本办法所称审计档案,是指审计处在审计项目实施过程中形成的、具有保存价值的历史记录。

第三条  本办法所称审计档案工作,是指审计处对应纳入审计档案的材料(以下简称审计档案材料)进行收集、整理、立卷、移交和利用的活动。

第四条审计处兼职档案员负责审计档案立卷工作。审计处处长应当对审计档案的质量负主要责任。

第五条审计处兼职档案员应当按审计项目立卷,不同审计项目不得合并立卷。跨年度的审计项目,在审计终结的年度立卷

第六条审计处兼职档案员在审计项目实施结束后,应当及时收集审计档案材料,按照立卷原则和方法进行归类整理、编目装订、组合成卷和定期归档,应做到审结卷成、定期归档

第七条审计档案案卷质量的基本要求是:审计项目文件材料应当真实、完整、有效、规范,并做到遵循文件材料的形成规律和特点,保持文件材料之间的有机联系,区别不同价值,便于保管和利用。

第八条  审计处兼职档案员应当根据审计档案材料的保存价值和相互之间的关联度,以审计报告相关内容的需要为标准,整理鉴别和选用需要立卷的审计档案材料,并归集形成审计档案。

第九条 审计档案材料主要包括以下几类:  

(一)立项类材料:审计委托书、审计通知书、审前调查记录、项目审计方案等;

(二)证明类材料:审计承诺书、审计工作底稿及相应的审计取证单、审计证据等;

(三)结论类材料:审计报告、审计报告征求意见单、被审计对象的反馈意见等;

(四)备查类材料:被审计对象整改反馈意见、与审计项目联系紧密且不属于前三类的其他材料等。

第十条审计档案材料应当按结论类、证明类、立项类、备查类4个单元进行排列。

第十  审计档案内每组材料之间的排列要求:

(一)正件在前,附件在后;

(二)定稿在前,修改稿在后;

(三)批复在前,请示在后;

(四)批示在前,报告在后;

(五)重要文件在前,次要文件在后;

(六)汇总性文件在前,原始性文件在后。

第十  电子审计档案应当采用符合国家标准的文件存储格式,确保能够长期有效读取。主要包括以下内容:

(一)用文字处理技术形成的文字型电子文件;

(二)用扫描仪、数码相机等设备获得的图像电子文件;

(三)用视频或多媒体设备获得的多媒体电子文件;

(四)用音频设备获得的声音电子文件;

(五)其他电子文件。

第十  审计处兼职档案员应当将获取的电子证据的名称、来源、内容、时间等完整、清晰地记录于纸质材料中,其证物装入卷内或物品袋内附卷保存。

第十审计处兼职档案员完成归类整理,经审计处处长检查审核后,按规定进行编目和归档,向学院档案馆办理移交手续。

第十审计档案的保管期限应当根据审计项目涉及的金额、性质、社会影响等因素划定为永久、定期两种,定期分为30年、10年。

(一)永久保管的档案,是指特别重大的审计事项、列入审计工作报告、审计结果报告或第一次涉及的审计领域等具有突出代表意义的审计事项档案。

(二)保管30年的档案,是指重要审计事项、查考价值较大的档案。  

(三)保管10年的档案,是指一般性审计事项的档案。  

审计负责定审计档案的保管期限。  

第十审计档案归档时间应当在审计项目终结后5个月内,不得迟于次年4月底。

第十借阅审计档案,一般限定在审计处内部。审计处以外或学校以外的单位查阅或者要求出具审计档案证明的,必须经审计处处长或分管校领导批准,国家有关部门依法进行查阅的除外。

第十  本办法由审计处负责解释。

第十九条  本办法自公布之日起施行。

                上海体育学院审计处

                            2016.6.12

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